Nextens ondersteunt de mogelijkheid om een klant te markeren als voormalig, waardoor de klant niet meer standaard zichtbaar is in uw klantenlijsten. Voor uw actieve klanten doet u aangifte, voor uw voormalige klanten niet meer. We maken hiervoor gebruik van een speciaal veld Klant tot bij de klantgegevens, dat u ook zelf kunt aanpassen om een klant voormalig te maken. Het kan ook vanuit de klantenlijst. In de lijst van aangiften blijven de aangiften van voormalige klanten zichtbaar.
Een klant voormalig maken vanuit de klantenlijst
•Selecteer de klant
•Klik op Voormalige klant maken
Na bevestiging (Nextens zet in de klantgegevens het veld datum tot op vandaag) verdwijnt de bewuste klant uit de lijst. Bij Klantstatus kunt ziet u de voormalig gemaakte klant geteld.
Onder Klantstatus kunt u filteren op Voormalige klanten. Als u deze klant selecteert verschijnen de van toepassing zijnde acties: Klant maken (hiermee wordt de klant weer actief, het veld klant tot in de klantgegevens wordt leeg gemaakt) en Archiveer klant.
Archiveren = onzichtbaar maken
U kunt klanten ook archiveren (nadat u ze eerst voormalig hebt gemaakt). Hierna wordt alle informatie van de klant onzichtbaar. De geselecteerde klanten krijgen de status gearchiveerd en zijn alleen nog zichtbaar via het filter Gearchiveerde klanten onder Klantstatus. Aangiften en andere documenten van gearchiveerde klanten kunnen niet meer worden geopend. Als er voor de inkomstenbelasting sprake is van fiscaal partnerschap, dan zal de eventueel aanwezige gezamenlijke aangifte worden gesplitst. Gearchiveerde klanten kunnen weer actief worden gemaakt. Let op dat bij het actief maken van een gearchiveerde klant een gesplitste aangifte niet automatisch gekoppeld wordt aan een partner, dit kunt u na het actief maken van de klant in de aangifte doen.
Geen nieuwe aangifte voor voormalige klant.
Nadat u de klant voormalig hebt gemaakt krijgt u bij het aanmaken van een nieuwe aangifte een waarschuwing.
Nieuwe klant aanmaken geeft foutmelding Het door u ingevoerde BSN/Fi nummer bestaat al
Als u een nieuwe klant aanmaakt wordt gecontroleerd of het BSN/Finummer al in gebruik is. Deze controle geldt ook voor voormalige of gearchiveerde klanten. Het is dus mogelijk dat een BSN al eerder was ingevoerd bij een klant die inmiddels als voormalig is gemarkeerd. Selecteer in de klantenlijst de voormalige klanten en maak de bewuste klant weer actief.
Verwijderen klant
Het is mogelijk gearchiveerde klanten definitief te verwijderen. Zodra een klant de status Gearchiveerde klant heeft, wordt de actie Klant verwijderen zichtbaar. Hiermee wordt alle data van deze klant(en), inclusief het Klantdossier, Aangiften, SBA's, VIA's, Uitstel etc. verwijderd. Het is niet mogelijk om deze actie ongedaan te maken. Daarom is het belangrijk is dat u voorafgaand aan het verwijderen, afdrukken of kopieën maakt van de benodigde informatie in verband met wettelijke bewaartermijnen.
