Aanvragen van machtigingen
Voor meer informatie over het aanvragen van machtigingen en veelgestelde vragen zie:
•Aanvragen van jaargebonden machtiging Service Bericht Aanslagen (SBA)
•Aanvragen van jaargebonden machtiging Vooraf Ingevulde Aangifte (VIA)
•Aanvragen van jaargebonden machtiging Service Bericht Toeslagen (SBT)
•Aanvragen van doorlopende machtigingen
Diensten
Voor een aantal werkzaamheden die u voor uw cliënten verricht dient u te beschikken over een geregistreerde machtiging. Het gaat om het ontvangen van:
•SBA's (Service Bericht Aanslagen). Een kopie van de gegevens die uw cliënt ontvangt als hij of zij een aanslag van de Belastingdienst ontvangt.
•VIA's (Vooraf Ingevulde Aangifte). De gegevens die de Belastingdienst al beschikbaar heeft voor de aangifte IB.
•SBT's (Service Bericht Toeslagen). Een kopie van de gegevens die uw cliënt kan inzien als een toeslag wordt gewijzigd.
Voor het doen van aangiften is geen registratie van een machtiging nodig.
Doorlopende machtigingen
Met ingang van september 2021 ondersteunt de Belastingdienst een nieuw type machtiging, de doorlopende machtiging. Deze dienst stelt u in staat om een machtiging aan te vragen welke zal gelden voor toekomstige, nog niet vrijgegeven belastingjaren (tot wederopzegging). Op basis van een actieve doorlopende machtiging zal jaarlijks de registratie van de onderliggende jaargebonden machtiging(en) geactiveerd worden.
De doorlopende machtiging dient u eenmalig aan te vragen. Hierna zal uw cliënt één brief krijgen van de Belastingdienst om toestemming te vragen voor deze machtiging, waarna deze voor alle toekomstige, nog niet vrijgegeven belastingjaren actief zal zijn. Dit bespaart u en uw klant de behandeling van de jaarlijkse brieven. U kunt een doorlopende machtiging aanvragen voor SBA, VIA en SBT.
De doorlopende machtigingen inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en omzetbelasting (BTW) die op de peildatum 1 juli 2022 actief zijn worden gebruikt om machtigingen voor de desbetreffende SBA 2023 te registreren en te activeren.
Dit betekent dat u voor de SBA machtiging 2022 een standaard jaargebonden machtiging moet aanvragen. De doorlopende machtiging geldt namelijk niet voor SBA 2022.
De doorlopende machtigingen inkomstenbelasting die op de peildatum 1 december 2021 actief zijn worden gebruikt om machtigingen voor de gegevens van de VIA 2021 te registreren en te activeren.
Bij de doorlopende machtigingen valt de VIA onder de machtiging inkomstenbelasting en hoeft dus niet apart te worden aangevraagd.
Dit betekent wel dat u voor de VIA machtiging 2020 een standaard jaargebonden machtiging moet aanvragen. De doorlopende machtiging inkomstenbelasting geldt niet voor VIA 2020.
De doorlopende machtigingen toeslagen die op de peildatum 1 juli 2022 actief zijn worden gebruikt om machtigingen voor de desbetreffende SBT 2023 te registreren en te activeren.
Dit betekent dat u voor de SBT machtiging 2022 een standaard jaargebonden machtiging moet aanvragen. De doorlopende machtiging geldt niet voor SBT 2022.
Voor meer informatie over de doorlopende machtiging kijkt u ook bij de Belastingdienst op de website.
Verloop machtigingsverzoek
De machtigingsprocedure bestaat uit het doen van een verzoek via uw aangiftesoftware (bijvoorbeeld Nextens) op grond van uw PKI overheid services server certificaat. Een belangrijk kenmerk hierbij is het in het certificaat opgenomen nummer van de Kamer van Koophandel.
Uw klant krijgt van Logius een brief met vermelding van uw gegevens en de vraag of hij of zij akkoord gaat met het registreren van een machtiging voor de betreffende dienst. Een machtiging geldt in beginsel alleen voor het betreffende middel (SBA, SBT of VIA) en voor het jaar waarvoor wordt aangevraagd (m.u.v. de doorlopende machtiging).
Uw klant moet al dan niet actie ondernemen. Als een opt-out procedure geldt hoeft hij of zij niets te doen om de machtiging actief te laten worden, zoals bij SBA. Als een opt-in procedure geldt moet uw klant u voorzien van een zogenaamde activeringscode die u moet gebruiken om de machtiging daadwerkelijk te registreren, zoals bij SBT en VIA.
Massaal automatisch uitbreiden van doorlopende machtigingen
Om te vermijden dat u jaarlijks al uw klanten moet opgeven voor een nieuw machtigingsverzoek voert de Belastingdienst in de loop van het jaar een automatische continuering uit. Het uitbreidingsproces verschilt indien er een actieve doorlopende machtiging is van het standaard uitbreidingsproces.
Als u een actieve doorlopende machtiging heeft voor een cliënt dan zal deze per 1 juli automatisch uitgebreid worden en de onderliggende jaargebonden machtigingen geregistreerd en geactiveerd. Dit gaat automatisch voor de SBA en SBT.
De VIA wordt automatisch uitgebreid per 1 december. De nieuwe jaargebonden machtiging wordt hiermee ook gelijk op actief gezet en zal teruggekoppeld worden naar Nextens. Uw cliënt zal geen brief ontvangen van Logius ter bevestiging van deze machtiging.
Voorwaarden automatisch uitbreiden van doorlopende machtigingen
Voor het uitbreiden van de registraties van doorlopende machtigingen gelden de volgende voorwaarden:
•De machtigingsregistratie voor de IB, VPB, BTW of Toeslagen zijn op 1 juli van het huidige jaar actief. Dat wil zeggen de registratie is niet in behandeling, afgewezen of ingetrokken.
•De machtigingsregistratie voor de VIA is op 1 december van het huidige jaar actief. Dat wil zeggen de registratie is niet in behandeling, afgewezen of ingetrokken.
•U hebt geen eerdere aanvraag gedaan voor een registratie van uw machtiging voor het volgende aangiftejaar.
Massaal automatisch uitbreiden van jaargebonden SBA machtigingen
Indien u geen gebruik maakt van doorlopende machtigingen dan wordt de uitbreiding uitsluitend gedaan voor het verlengen van SBA machtigingen. Dit gebeurt per 1 augustus. Hiervoor zal uw cliënt wel weer een brief ontvangen (opt-out proces).
De andere jaargebonden machtigingen (SBT en VIA) moet u wel zelf elk jaar aanvragen en activeren.
Voorwaarden automatisch uitbreiden van jaargebonden SBA machtigingen
Voor het uitbreiden van de registraties van jaargebonden machtigingen voor Serviceberichten Aanslag (SBA) (dus zonder doorlopende machtiging) gelden de twee volgende voorwaarden:
•De machtigingsregistratie is op 1 augustus van het huidige jaar actief. Dat wil zeggen de registratie is niet in behandeling, afgewezen of ingetrokken.
•U hebt geen eerdere aanvraag gedaan voor een registratie van uw machtiging voor het volgende aangiftejaar.
Lees de aanvullende informatie op de site van de Belastingdienst in het artikel Automatisch uitbreiden van machtigingsregistraties.
Voorbeeld doorlopende machtiging
Omdat de doorlopende machtigingen een complex proces kan zijn zal er hieronder aan de hand van een voorbeeld het proces worden toegelicht.
U vraagt normaliter jaarlijks de machtigingen aan voor uw cliënten maar wilt graag gebruik gaan maken van de doorlopende machtigingen omdat dit veel administratie scheelt voor u en uw cliënten. U besluit om in september 2021 doorlopende machtigingen aan te vragen voor uw klantenbestand. Nadat u de aanvraag heeft ingediend zal dit verwerkt worden bij de Belastingdienst. Deze zal als reactie hierop uw klanten een brief sturen met de vraag of zij akkoord gaan met dit machtigingsverzoek. Uw klant zal het akkoord tezamen met de activatiecode naar u terugsturen binnen de vereiste termijn van 12 weken. Met deze activatiecode kunt u de doorlopende machtiging activeren in Nextens. Nextens koppelt hiermee terug naar de Belastingdienst dat het machtigingsverzoek akkoord en bevestigd is door uw cliënt. Dit proces verloopt hetzelfde zoals bij het aanvragen van een VIA of SBT machtiging, m.u.v. dat u de activering maar éénmalig hoeft te doen.
Op 1 december 2021 vindt de eerste peildatum plaats voor de doorlopende machtigingen. Voor al uw cliënten die op deze datum een actieve doorlopende machtiging hebben voor de inkomstenbelasting zal de Belastingdienst automatisch de VIA 2021 machtiging registreren en activeren, zonder dat uw cliënt hiervoor een brief ontvangt. Het is dus ook niet meer nodig dat u de VIA handmatig aanvraagt of deze moet activeren d.m.v. de activatiecode in de brief.
De volgende peildatum voor doorlopende machtigingen vindt plaats op 1 juli 2022. Voor al uw cliënten die op deze datum een actieve doorlopende machtiging hebben voor de inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, omzetbelasting of toeslagen zal de Belastingdienst automatisch de desbetreffende machtiging (SBA/SBT) voor het jaar 2023 registreren en activeren, zonder dat uw cliënt hiervoor een brief ontvangt. Het is dus ook niet meer nodig dat u de SBA of SBT handmatig aanvraagt of deze moet activeren d.m.v. de activatiecode in de brief.
Dit betekent wel dat u de SBA en de SBT machtigingen voor belastingjaar 2022 handmatig moet aanvragen, aangezien deze niet inbegrepen zijn bij de nieuwe doorlopende machtigingen. Indien u in voorgaand jaar actieve SBA machtigingen heeft zal u deze niet handmatig hoeven aanvragen voor 2022 omdat deze via het MAU proces worden uitgebreid.
De doorlopende machtigingen blijven geldig tot wederopzegging. Dit betekent dat op 1 december 2022 de VIA 2022 automatisch geactiveerd zal worden en op 1 juli 2023 de SBA/SBT 2024 zodat dat u hiervoor nog activatie brieven moet krijgen van de Belastingdienst.
Verlopen van certificaten
Als u uw certificaat moet verlengen, let dan op de volgende punten:
•Begin tijdig aan de verlengingsprocedure. De totale doorlooptijd kan wel twee maanden in beslag nemen.
•Het handelsregisternummer in het nieuwe certificaat moet EXACT overeenkomen met dat in het oude certificaat.
•Indien het ECHT noodzakelijk is om een ander handelsregisternummer in uw nieuwe certificaat op te nemen, neem dan contact op met de Helpdesk Intermediairs van de Belastingdienst. Het team Gebruikersondersteuning neemt dan contact met u op en zorgt ervoor dat al uw machtigingsregistraties worden overgezet zonder dat al uw klanten weer een brief krijgen.
