Show/Hide Toolbars

Werken met Nextens

Navigatie: Klantportaal

Nextens Klantportaal inrichten voor uzelf

Scroll Vorig Top Volgend Meer

 

Eerst activeert u eenmalig Nextens Klantportaal. Dat kan in Nextens via de tab Klantportaal, maar ook via instellingen. Het hieronder getoonde scherm bevat alle informatie die later aan de klant wordt getoond. Hierna verschijnt een invulscherm dat ook onderdeel is van Instellingen.

 

Uw gegevens ten behoeve van uw Klantportaal:

 

Uw e-mailadres

Uw e-mailadres is verplicht, pas hierna worden alle onderdelen beschikbaar. U kunt dit mailadres later overigens altijd nog aanpassen via Instellingen/Klantportaal.

Er is één klantportaal/mailadres per Nextens-kantoor. Het is dus niet mogelijk meerdere soorten klantportalen bij één tenant in te richten of meerdere e-mailadressen te gebruiken. De overige gegevens van dit instellingenscherm worden gebruikt om te tonen in de footer (onderaan) uw klantenportaal en eventueel in de e-mails die t.b.v. het klantportaal naar uw klant worden verstuurd.

We maken voor uw klantportaal alleen gebruik van de gegevens die u invult op het instellingenscherm van uw klantportaal.

 

Logo uploaden

U kunt een logo van uw bedrijf uploaden zodat het getoond wordt in uw klantportaal. De link op dit scherm (Instellingen/Klantportaal) leidt u naar een ander onderdeel van Instellingen waar u logo's (ook voor andere onderdelen) kunt uploaden. Voeg uw logo toe onder Klantportaal logo.

 

Schermfooter

De footer informatie wordt samengesteld aan de hand van de gegevens die u voor Nextens Klantportaal invult. Op uw Klantportaal worden uw Kantoornaam | e-mailadres | telefoonnummer | adres, onderaan het scherm getoond.

 

Uitnodigingsmail bekijken of bewerken voordat u klanten uitnodigt

Nextens stuurt de uitnodigingsmail automatisch naar uw klant. U kunt de vormgeving van deze mail aanpassen onder Instellingen/Klantportaal/Notificatie e-mails.

 

Een klant uitnodigen voor uw Klantportaal

Wanneer u start zijn geen van uw klanten nog aangemeld voor uw klantportaal. Die moet u uitnodigen:

Ga naar de tab Klantportaal, hier ziet u al uw klanten bij wie een e-mailadres is ingevuld.

Filter indien nodig ook op Met e-mailadres (alleen klanten met e-mailadres kunnen worden aangemeld)

Selecteer de aan te melden klanten via het vinkje vóór de naam van de klant

Klik op Aanmelden klantportaal.

De status in de Klantportaal-lijst wordt Aangemeld.

 

De betreffende klanten krijgen nu een e-mail met een link die toegang geeft tot uw klantportaal. Hij hoeft alleen nog maar enkele gegevens in te vullen: een gebruikersnaam en een wachtwoord.

Zodra de kant één keer is ingelogd verandert de status in Actief.

U krijgt hier ook een e-mail van.

 

Toegang tot klantportaal intrekken

U kunt uw klant de toegang tot uw klantportaal ontzeggen, als de toegangsstatus actief is, door de klant te selecteren en dan via de knop Toegang klantportaal wijzigen. Deze actie kunt u weer terugdraaien door de klant opnieuw te selecteren en via Toegang klantportaal wijzigen weer op te nemen in de lijst. De eerder verzamelde gegevens blijven bewaard.

 

Wat moet u doen als de klant de uitnodigingsmail kwijt is of niet kan vinden?

Als de klant de uitnodigingsmail niet kan vinden, kunt u deze opnieuw sturen.

Controleer het e-mailadres van uw klant.

U selecteert de klant(en) met de filter Aangemeld.

Vervolgens kiest u de actie Aanmeldings-e-mail nogmaals versturen.

 

Klanten met meerdere typen aangiften

U nodigt klanten uit vanuit uw klantenlijst. Dan kan het voorkomen dat u voor dezelfde persoon meerdere fiscale diensten verleent, zoals IB, Btw en Vpb. Dit levert drie uitnodigingen op en (voor die klant) drie verschillende vormen van uw klantportaal (bij Vpb is er bijvoorbeeld geen Checklist). Maar u kunt er voor zorgen dat uw klant toch met één gebruikersnaam kan inloggen en op uw klantportaal kan switchen tussen de verschillende diensten. Over deze samenvoeging leest u meer bij Klanten meer fiscale diensten.

 

Klanten met hetzelfde e-mailadres

Als u verschillende klanten hebt die hetzelfde e-mailadres gebruiken (bijvoorbeeld fiscale partners) kunt u toch beide klanten uitnodigen. Als de klant zijn gebruikernaam en wachtwoord invult controleert Nextens of de gebruikersnaam bij het bewuste e-mailadres al voorkomt en als dat zo is de gebruiker vragen om een andere gebruikersnaam te hanteren.

 

Alternatief: Een klant aanmelden op het klantdossier

Ook op het klantdossier van de klant kunt u de uitnodiging voor uw klantportaal verzenden via de knop Aanmelden klantportaal.

 

IB-checklist vormgeven

Nextens biedt een standaard IB-checklist, maar u kunt ook zelf één of meerdere IB-checklisten samenstellen om meer toe te spitsen op bepaalde type klanten. Daarbij maakt u gebruik van het door ons aangeboden standaardsjabloon.