Nextens biedt voor IB en Vpb de mogelijkheid om gegevens vanuit aangiften in aanbiedingsbrieven op te nemen. Kies voor Sjablonen in Nextens om gebruik temaken van de Nextens editor. Kies voor Sjablonen in Word om uw docx sjablonen te gebruiken.
Sjablonen
Nextens levert hiervoor een aantal voorbeeldsjablonen, die u verder naar eigen wens kunt aanpassen, zowel qua inhoud als vorm en opslaan voor verder gebruik (u kunt de voorbeeldsjablonen niet als zodanig opslaan, er wordt ook als u dezelfde naam gebruikt een kopie voor eigen gebruik van gemaakt).
Het is mogelijk om zelf meerdere sjablonen te definiëren en bij het afdrukken het bij de klant passende sjabloon te kiezen.
U kunt u eigen sjablonen ook kopiëren naar een volgend jaar. Verder biedt Nextens IB de mogelijkheid om in de aangifte een tekst in te tikken die als veld in de brief kan worden gebruikt, zodat toch een persoonlijke noot aan de brief kan worden gegeven.
Geen nabewerking
Bij aanbiedingsbrieven worden (net als de aangiften en rapporten) afgedrukt in PDF en kunnen niet achteraf nog worden nabewerkt. Het is dus zinvol om ervoor te zorgen dat de tekst in de aanbiedingsbrieven algemeen is. Als er specifieke informatie nodig is kunt u meerdere wegen bewandelen:
•Maak een nieuw sjabloon aan voor een bepaald type klant
Voor IB: Vul in de aangifte van de klant het scherm Aanslag/Aanslagtekst en gebruik in uw aangifte het veld [toelichtingstekst aangifte].
Het gebruik van invoegvelden
Variabele gegevens vanuit de aangifte kunt u in de sjablonen opnemen. Een invoegveld bestaat uit een tekstje tussen rechte aanhalingstekens. Voorbeeld: [Bel.Ink]. Bij het aanmaken van de brieven vervangt Nextens de invoegvelden door de van toepassing zijnde teksten en getallen. Voor IB is het mogelijk om de invoegvelden via TOEVOEGEN op te halen.
Het gebruik van condities
Binnen IB-brieven kunnen condities worden gebruikt die bepalen of een bepaald stuk tekst al dan niet in de brief wordt opgenomen. Zie condities.
Het is niet goed mogelijk om de bronbrieven van BasWin (rtf-formaat) te hergebruiken.
Afdrukken van de aanbiedingsbrief
Bij afdrukken selecteert u de aanbiedingsbrief onder het menu Acties/Rapportage maken. U dient hiervoor altijd PDF-afdruk te kiezen. De aanbiedingsbrief wordt niet geproduceerd bij de optie Voorbeeldafdruk.
Doorontwikkeling
Vanaf juni 2015 hebben we een aantal belangrijke toevoegingen gedaan: Een Engelstalige aanbiedingsbrief, het instellen van de rechtermarge van de brief (zie Printerinstellingen), een afdrukvoorbeeld en het instellen van regelafstand. Bovendien kunt u nu meer dan één logo in de brief opnemen.
Het is nu ook mogelijk om de voornaam van een cliënt toe te voegen aan de klantgegevens en deze via de tag [voornaam] in de brief op te nemen.
Kop- en Voettekst
Zie header en footer voor de mogelijkheid om een kop- en voettekst voor uw aanbiedingbrief te definiëren. In een dergelijke header of footer kan ook een (paginabreed) logo opgenomen worden.
Margers aanbieidingsbrief
In de printinstellingen kunnen voor de aanbiedingsbrief aparte marges worden opgegeven. Een rechtermarge voor de bodytekst en aparte marges voor de header en footer.
